A jó mestereknek nem okoz gondot a helyszínen megtalálni a legelőnyösebb pontokat, amelyek alkalmasak a szép képek készítéséhez. A rendezvényfotózás alkalmával rengeteg körülményre kell figyelni, mivel sok a szereplő. A szervezők és a fényképészek közötti összhang kifejezetten hasznos, a jó eredmény elérésének érdekében.
A konzultáció során egyeztetni kell a kezdés pontos idejét és ismertetni a kiemelt vendégeket, akikre a figyelem összpontosul majd. A szakemberekkel tudatni kell, hogy lesz-e olyan személy, akiről nem készülhet felvétel. A rendezvényfotózás előtt alaposan körüljárják és megismerik a területet, ahol az összejövetelre sor kerül. Megvizsgálják a fényeket és a hasonlóan fontos tényezőket, majd ezek függvényében választják meg a megfelelő felszerelést.
Minél több információ kerül a megbízottak birtokába, annál tökéletesebb eredményre lehet számítani. A fényképészeket előre tájékoztatni kell arról is, hogy lesznek-e olyan pillanatok, amelyek rendkívül fontosak marketinges célból. A rendezvényfotózás ára kizárólag a részletek megismerése után határozható meg.